Privacyverklaring Orthotaal

Deze privacy- en cookieverklaring is het laatst aangepast in oktober 2023.

Iedere dag zetten wij ons in om voor onze klanten ‘meer mogelijk te maken’. Dat doen we met ons assortiment aan hulpmiddelen, maar ook met onze advies- en servicedienst. Om een goed hulpmiddel te kunnen verstrekken en adequate service te kunnen verlenen, heeft Orthototaal informatie en persoonsgegevens nodig. Wij hechten grote waarde aan de privacy van onze klanten en dragen er zorg voor dat de persoonlijke informatie die u ons geeft vertrouwelijk wordt behandeld.

Deze privacy- en cookieverklaring heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens door Orthototaal. Orthototaal is onderdeel van Medux B.V. De naam Medux kunt u daarom ook teruglezen in dit document.

Onze privacy- en cookieverklaring in het kort

Bij de verwerking van gegevens houden wij rekening met de privacywetgeving. Dat betekent onder andere dat wij:

• Onze doeleinden duidelijk vastleggen voordat wij uw persoonsgegevens verwerken, via deze privacyverklaring;
• zo min mogelijk persoonsgegevens opslaan en enkel de gegevens die nodig zijn voor onze doeleinden;

• expliciet toestemming vragen voor de verwerking van uw persoonsgegevens, mocht toestemming verplicht zijn;

• benodigde beveiligingsmaatregelen treffen om uw persoonsgegevens te beschermen. Wij leggen deze verplichtingen ook op aan partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken;
• uw rechten respecteren, zoals uw recht op inzage, wijzigen of verwijderen van persoonsgegevens.

Voor welke doeleinden gebruiken wij uw persoonsgegevens?

Contact opnemen en klantenservice

Wanneer u een e-mail stuurt, ons telefonisch benadert of op een andere manier contact met ons opneemt, gaat u in op ons aanbod om met ons in contact te treden. Wij zullen dergelijke berichten met daarin waarschijnlijk uw naam, adres, contactgegevens (en eventueel zakelijke informatie wanneer u vanuit zakelijk oogpunt contact met ons opneemt) en de inhoud van uw bericht gebruiken om uw verzoek of vraag te beantwoorden. We bewaren uw gegevens zolang als nodig is voor dit contact of tot maximaal 2 jaar nadat wij voor het laatst contact met u hebben gehad.

Als u met onze klantenservice belt, kan het gesprek worden opgenomen voor trainingsdoeleinden. Daarover informeren we u tijdens het telefoongesprek. Dit doen we zodat we uw vraag of klacht als voorbeeld kunnen gebruiken tijdens (interne) trainingen. Op deze manier kan uw vraag of klacht bijdragen aan het verbeteren van onze klantenservice. Wij hebben een gerechtvaardigd belang tot het verbeteren van onze dienst voor deze verwerking. U kunt altijd bezwaar maken tegen het opnemen van het gesprek en/of het gebruiken hiervan voor trainingsdoeleinden. Gelieve dit aan het begin van het telefoongesprek direct bij uw gesprekspartner aan te geven.

Het leveren van hulpmiddelen en onze dienstverlening

Wanneer u bij ons een bestelling plaatst om hulpmiddelen aan te schaffen, gebruiken we uw persoonsgegevens om de overeenkomst met u netjes af te kunnen handelen. Hiervoor gebruiken we uw aanhef, naam, adres-, en contactgegevens, geboortedatum, gezondheidsgegevens en eventuele vragen of opmerkingen. Ten behoeve van onze dienstverlening en met uw toestemming kunnen wij ook gezondheidsgegevens en gegevens over uw ziektebeeld verwerken. Onze bezorgdienst komt de gewenste producten vervolgens bij u bezorgen.

Aangezien de hulpmiddelen die wij in ons assortiment voeren medische hulpmiddelen zijn, zijn wij wettelijk verplicht om het merk, type, registratienummer van het hulpmiddel en serviceverrichtingen hieraan in een register op te nemen. Uw factuurgegevens bewaren we tot zeven jaar, in het kader van de fiscale bewaarplicht.

Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?

Orthototaal neemt passende technische en organisatorische maatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen van persoonsgegevens, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van de persoonsgegevens).

Wanneer kunnen we uw persoonsgegevens delen met derden?

Orthototaal deelt uw gegevens enkel met derden, wanneer dit op basis van de huidige wetgeving is toegestaan. Dit betekent dat wij een grondslag hebben, wij de derde als leverancier inschakelen, als de derde onderdeel uitmaakt van de groepsmaatschappij waarbinnen Orthototaal zich bevindt: Medux, of wanneer wij de gegevens dienen te delen met partijen om de overeenkomst met u uit te kunnen voeren. De partijen die in onze of uw opdracht persoonsgegevens verwerken zijn:

• IT-leveranciers en -dienstverleners
• Betalingsleveranciers
• Bezorgers
• Cookieleveranciers
• Telecomleveranciers
• Hulpmiddelenleveranciers
• Zorgverzekeraars
• Overheidsdiensten (o.a. de Belastingdienst en gemeenten)
• Partners

Ingeschakelde consultants en tussenpersonen

Orthototaal kan uw persoonsgegevens verder delen met verwerkingsverantwoordelijken die deel uitmaken van Medux, op grond van een gerechtvaardigd belang voor interne administratieve doeleinden binnen het concern, of indien dit noodzakelijk is om de overeenkomst met u uit te voeren. Dit betekent dat uw persoonsgegevens inzichtelijk kunnen zijn voor medewerkers van andere entiteiten binnen Medux. De medewerkers van deze entiteiten krijgen enkel toegang tot uw persoonsgegevens voor zover dat nodig is uit hoofde van hun functie. Uiteraard gaan alle medewerkers zorgvuldig met uw gegevens om en zullen andere entiteiten de persoonsgegevens niet inzetten voor andere doeleinden zonder dat daar een grondslag voor bestaat.

Om onze diensten te kunnen verlenen, kan Orthototaal uw persoonsgegevens verstrekken aan partijen die zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Orthototaal doet dit alleen indien er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van persoonsgegevens. Dit betekent bijvoorbeeld dat we een modelovereenkomst van de Europese Commissie gebruiken of afspraken maken over de omgang met persoonsgegevens.

Links naar andere websites

Op https://orthototaal.nl staat een aantal links naar websites van onze partners. Als u daarop klikt, wordt de website van die partner geopend. Zodra u op de website van een van onze partners bent, is het privacybeleid van die partner van toepassing.

Persoonsgegevens van kinderen jonger dan 16 jaar

Orthototaal heeft niet de intentie gegevens te verzamelen van kinderen die jonger dan 16 jaar zijn, zonder toestemming van hun ouders of voogd. Voor websitebezoekers kunnen wij echter niet controleren of zij ouder dan 16 zijn. We raden ouders daarom aan om betrokken te blijven bij de internetactiviteiten van hun kinderen, om te voorkomen dat organisaties hun persoonsgegevens verwerken zonder toestemming. Indien u vermoedt dat wij persoonsgegevens hebben verwerkt van uw kind zonder uw toestemming, neem dan contact met ons op via de contactgegevens onderaan deze pagina.

Bij uw verzoek kunnen wij u vragen om u te identificeren. Wij vragen hiervoor gegevens op om er zeker van te zijn dat u de juiste persoon bent aan wie de persoonsgegevens toebehoren.

Wij zullen in principe binnen 30 dagen aan uw verzoek voldoen. Deze termijn kan echter worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke privacyrechten of de complexiteit van het verzoek. Als wij deze termijn verlengen, zullen wij u daarvan tijdig op de hoogte stellen.

Indien u één van uw rechten wilt uitoefenen dan kunt u dit kenbaar maken via dit webformulier. Het is ook mogelijk om te mailen naar medux.privacy@medux.nl of te printen en op te sturen naar ons kantoor via onderstaande adresgegevens. Tot slot kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens onderaan deze pagina.

Autoriteit Persoonsgegevens

Natuurlijk helpen wij u ook graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Bent u toch niet tevreden met hoe er met uw verzoek om wordt gegaan? Dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan hier.