Deze privacy- en cookieverklaring is het laatst aangepast in augustus 2026.
Iedere dag zetten wij ons in om voor onze klanten ‘meer mogelijk te maken’. Dat doen we met ons assortiment aan hulpmiddelen, maar ook met onze advies- en servicedienst. Om een goed hulpmiddel te kunnen verstrekken en adequate service te kunnen verlenen, heeft Orthototaal informatie en persoonsgegevens nodig. Wij hechten grote waarde aan de privacy van onze klanten en dragen er zorg voor dat de persoonsgegevens die wij ontvangen vertrouwelijk worden behandeld.
Deze privacy- en cookieverklaring heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens door Orthototaal. Orthototaal is onderdeel van Medux B.V. De naam Medux kunt u daarom ook teruglezen in dit document.
Onze privacy- en cookieverklaring in het kort
Bij de verwerking van persoonsgegevens houden wij rekening met de privacywetgeving. Dat betekent onder andere dat wij:
- Onze doeleinden duidelijk vastleggen voordat wij uw persoonsgegevens verwerken, via deze privacy- en cookieverklaring;
- zo min mogelijk persoonsgegevens opslaan en enkel de persoonsgegevens die nodig zijn voor onze doeleinden;
- expliciet toestemming vragen voor de verwerking van uw persoonsgegevens, mocht toestemming verplicht zijn;
- benodigde beveiligingsmaatregelen treffen om uw persoonsgegevens te beschermen. Wij leggen deze verplichtingen ook op aan partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken;
- uw rechten respecteren, zoals uw recht op inzage, wijzigen of verwijderen van persoonsgegevens.
Voor welke doeleinden gebruiken wij uw persoonsgegevens?
Contact- en klachtafhandeling
Wanneer u een e-mail stuurt, ons telefonisch benadert of op een andere manier contact met ons opneemt, gaat u in op ons aanbod om met ons in contact te treden (gerechtvaardigd belang en/of uitvoering van de overeenkomst).
Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:
- Naam
- Adres
- Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
- Zakelijke informatie (indien u vanuit zakelijk oogpunt contact met ons opneemt)
- Eventuele informatie die u zelf invult als inhoud van een bericht
We bewaren uw persoonsgegevens zo lang als dat nodig is voor dit contact of tot maximaal 2 jaar nadat wij voor het laatst contact met u hebben gehad, omdat we er zeker van willen zijn dat we uw vraag of klacht goed hebben afgehandeld.
Als u met onze klantenservice belt, kan het gesprek worden opgenomen voor trainingsdoeleinden. Daarover informeren we u voorafgaand aan het telefoongesprek. Dit doen we zodat we uw vraag of klacht als voorbeeld kunnen gebruiken tijdens (interne) trainingen. Op deze manier kan uw vraag of klacht bijdragen aan het verbeteren van onze klantenservice. Wij hebben een gerechtvaardigd belang bij het verbeteren van onze dienstverlening. U kunt altijd bezwaar maken tegen het opnemen van het gesprek en/of het gebruiken hiervan voor trainingsdoeleinden. Dit kunt u aan het begin van het telefoongesprek direct bij uw gesprekspartner aangeven.
Het leveren van hulpmiddelen en onze dienstverlening
Wanneer u bij ons een bestelling plaatst om hulpmiddelen aan te schaffen, gebruiken we uw persoonsgegevens om de overeenkomst met u netjes af te kunnen handelen.
Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:
- Aanhef
- Naam
- Adres
- Contactgegevens
- Geboortedatum
- Gezondheidsgegevens
- Eventuele vragen of opmerkingen
Aangezien de hulpmiddelen die wij in ons assortiment voeren medische hulpmiddelen zijn, zijn wij wettelijk verplicht om het merk, type, registratienummer van het hulpmiddel en serviceverrichtingen hieraan in een register op te nemen. Wij bewaren uw persoonsgegevens tot 2 jaar na het sluiten van de overeenkomst, tenzij wij wettelijk verplicht zijn om de persoonsgegevens langer te bewaren (fiscale bewaarplicht van 7 jaar).
Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?
Orthototaal neemt passende technische en organisatorische maatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen van persoonsgegevens, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van de persoonsgegevens).
Wanneer kunnen we uw persoonsgegevens delen met derden?
Orthototaal deelt uw persoonsgegevens enkel met derden, wanneer dit op basis van de huidige wetgeving is toegestaan. Het kan voorkomen dat wij uw persoonsgegevens aan derde partijen verstrekken, omdat:
- wij hen hebben ingeschakeld om bepaalde persoonsgegevens te verwerken namens ons;
- wij daar een wettelijke grondslag voor hebben;
- wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf);
- de derde onderdeel uitmaakt van de groepsmaatschappij waartoe Orthototaal behoort, namelijk Medux.
De partijen die in onze of uw opdracht persoonsgegevens verwerken zijn:
| Categorie | Land | Doel |
|---|---|---|
| IT-leveranciers- en dienstverleners | Nederland, Verenigde Staten | Het faciliteren van IT-systemen, hosting, onderhoud, beveiliging en ondersteuning van bedrijfsprocessen. |
| Hulpmiddelenleveranciers | Nederland | Het inkopen, leveren, beheren en onderhouden van zorghulpmiddelen en bijbehorende dienstverlening. |
| Betalingsdienstverleners en incassobureaus | Nederland | Het verwerken van betalingen, het uitvoeren van financiële administratie en het innen van openstaande vorderingen. |
| Postorderbedrijven en distributiecentra | Nederland | Het verzenden, bezorgen, ophalen en retourneren van zorghulpmiddelen en bijbehorende communicatie. |
| Cookieleveranciers | Nederland | Het technisch laten functioneren van de website en, indien van toepassing, het analyseren en verbeteren van het gebruik van de website. |
| Externe consultants en tussenpersonen | Nederland | Ondersteuning en advisering op het gebied van onder meer IT, juridische zaken, financiën, kwaliteit en bedrijfsvoering. |
| Zorgverzekeraars | Nederland | Indienen van declaraties, afhandeling en controle van vergoedingen op grond van de Zorgverzekeringswet of andere toepasselijke regelgeving. |
| Entiteiten binnen de Medux-groep | Nederland | Orthototaal kan uw persoonsgegevens verder delen met verwerkingsverantwoordelijken die deel uitmaken van Medux, op grond van een gerechtvaardigd belang voor interne administratieve doeleinden binnen het concern, of indien dit noodzakelijk is om de overeenkomst met u uit te voeren. Dit betekent dat uw persoonsgegevens inzichtelijk kunnen zijn voor medewerkers van andere entiteiten binnen Medux. De medewerkers van deze entiteiten krijgen enkel toegang tot uw persoonsgegevens voor zover dat nodig is uit hoofde van hun functie. Uiteraard gaan alle medewerkers zorgvuldig met uw gegevens om en zullen andere entiteiten de persoonsgegevens niet inzetten voor andere doeleinden zonder dat daar een grondslag voor bestaat. |
| Overheidsdiensten (o.a. de Belastingdienst en gemeenten) | Nederland | Voldoen aan wettelijke verplichtingen, toezicht, verantwoording en uitvoering van taken op grond van wet- en regelgeving. Hieronder valt ook de verwerking van persoonsgegevens in het kader van declaraties en verstrekkingen via de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo), bijvoorbeeld wanneer hulpmiddelen via de gemeente worden verstrekt. |
Internationale doorgifte van persoonsgegevens
Sommige van onze leveranciers zijn buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Bij het delen van uw persoonsgegevens met deze partijen nemen wij passende waarborgen om uw privacy te beschermen.
De Europese Commissie heeft voor 15 landen een adequaatheidsbesluit vastgesteld. Op basis van een adequaatheidsbesluit kunnen persoonsgegevens veilig vanuit de EER worden doorgegeven aan bedrijven in deze landen, zonder dat er aanvullende waarborgen voor gegevensbescherming moeten komen.
Als we persoonsgegevens delen met bedrijven in andere landen zonder adequaatheidsbesluit (of Amerikaanse bedrijven die niet onder het EU-VS Data Privacy Framework vallen), nemen we extra beschermingsmaatregelen in de vorm van zogeheten passende waarborgen. Dit houdt in dat wij extra actie ondernemen om uw persoonsgegevens te beschermen. Wij gebruiken hiervoor onder meer standaardcontractbepalingen (“SCC’s”).
Wanneer wij uw persoonsgegevens doorgeven aan partijen buiten de EER op basis van SCC’s, heeft u de volgende rechten:
- Informatie opvragen over de doorgifte, inclusief een kopie van de SCC’s.
- Contact opnemen met zowel ons als de ontvangende partij voor informatie.
- Klachten indienen bij de ontvangende partij, Autoriteit Persoonsgegevens, een bevoegde rechtbank in de EER of een onafhankelijk geschillenorgaan.
- Schadevergoeding eisen bij schending van de SCC’s.
Deze rechten komen bovenop uw algemene privacyrechten onder de AVG.